Aide

Droits d'accès

Chacun voit les modules et les écrans dont il a besoin. Certaines données touchent toute l'entreprise : les modifier demande un droit supérieur. Sans ce droit, l'écran s'ouvre en lecture seule : on peut chercher et consulter, mais les boutons de modification sont absents ou grisés.

• Catalogue et prix (droit « Données de base ») : articles, prix, sources d'achat, rabais fournisseurs, USAT et imports de catalogue. Ils changent les prix de toutes les offres.
• Paramètres : chaque rubrique (impression, TVA, utilisateurs, rappels de factures…) a son propre droit.
• Mon profil : chacun modifie sa photo, ses coordonnées, sa signature et son mot de passe. Le numéro de collaborateur, l'e-mail de connexion et les rôles restent réservés à l'administrateur.

Besoin de modifier quelque chose en lecture seule ? Demande à un administrateur : il donne les droits dans Paramètres › Matrice des droits. Le fonctionnement complet (services, groupes, accès aux données) est expliqué dans Organisation et droits.

Organisation et droits

Les droits suivent l'organisation de l'entreprise, sur le modèle de Windows (Active Directory) : on range les personnes dans des services, on leur donne des groupes, et ce sont les groupes qui portent les droits.

1. Services : ranger les personnes

Paramètres › Organisation décrit l'arbre de l'entreprise : Direction, Vente, Logistique, Atelier › Chefs d'atelier… Chaque utilisateur est placé dans un service depuis sa fiche (Paramètres › Utilisateurs).

• Un service ne donne aucun droit : il sert à ranger et à retrouver les personnes.
• Un service peut proposer des groupes. Quand on place une personne dans ce service, sa fiche affiche les groupes qui lui manquent et le bouton « Ajouter les groupes proposés ». On enregistre ensuite la fiche.
• Supprimer un service remonte ses sous-services d'un niveau ; les personnes restent sans service.

2. Groupes : porter les droits

Paramètres › Groupes liste les groupes (appelés aussi rôles). Une personne peut être dans plusieurs groupes : elle reçoit alors le plus haut des droits de ses groupes.

• Les groupes livrés (Administrator, Director, Secretary, Estimator, Project manager, User, Worker, Client) ne peuvent pas être supprimés.
• L'entreprise peut créer ses propres groupes (par exemple « Comptabilité » ou « Chef d'atelier »), les renommer ou les désactiver. Un groupe ne se supprime que s'il n'a plus de membres.
• Administrator a toujours tous les droits et ne peut pas être désactivé.

3. Matrice des droits : deux réglages

Paramètres › Matrice des droits contient deux tableaux, un groupe par colonne :

• Écrans : quels modules et quelles pages chaque groupe peut ouvrir (case cochée ou non).
• Accès aux données : ce que chaque groupe peut faire sur les données elles-mêmes. Ce réglage est appliqué par la base de données : il protège aussi les données en dehors des écrans.

Il faut les deux : pour travailler sur les offres, un groupe doit pouvoir ouvrir l'écran des offres (matrice des écrans) et avoir au moins Lire sur le domaine Offres (accès aux données).

Réglage précédent

Tant qu'un domaine n'a jamais été réglé, il porte le badge « réglage précédent » : les groupes du bureau (Administrator, Director, Secretary, Estimator, Project manager), ou ceux cochés sur la ligne de données correspondante de la matrice des écrans, y ont tout ; les autres rien. Dès qu'on change un niveau dans une ligne, cette ligne suit la matrice. Le bouton « Revenir au réglage précédent » annule ce réglage. Rien n'est appliqué avant d'avoir cliqué sur « Enregistrer l'accès aux données » ; ensuite c'est immédiat.

Mise en place pas à pas

1. Créer les services dans Organisation, avec les groupes à proposer pour chacun.
2. Créer les groupes propres à l'entreprise dans Groupes, si les groupes livrés ne suffisent pas.
3. Dans Matrice des droits, cocher les écrans de chaque groupe, puis régler l'accès aux données.
4. Placer chaque personne dans son service et lui donner ses groupes (Utilisateurs).
5. Vérifier avec un compte de test que la personne voit et modifie ce qu'il faut.

Exemple

Les métreurs (groupe Estimator) doivent voir les offres sans les changer, la direction les gérer entièrement : dans Accès aux données, ligne Offres, mettre Estimator sur Lire et Director sur Gérer, puis enregistrer. Un métreur ouvre toujours les offres, mais ses modifications sont refusées. Les autres domaines (Clients, Projets…) ne changent pas.

Prix : du tarif à l'offre

Le prix d'une ligne d'offre vient d'une chaîne de données. Chaque maillon se met à jour à son propre écran :

Le groupe de rabais fait le lien

Le fabricant classe ses articles par groupe de rabais (ex. MPG « 9E »). Le fournisseur accorde un % par groupe. Quand une source d'achat est importée ou enregistrée, l'application cherche le rabais du fournisseur pour ce groupe et calcule le prix net. Un rabais indiqué dans le fichier importé, ou saisi à la main, a la priorité. Exemple : prix brut 100.–, groupe 9E à 35 % → prix net 65.–.

Quelle source fixe le prix d'achat ?

La source marquée préférée (celle enregistrée en dernier depuis la fiche article). Sans source préférée : la moins chère parmi les sources actives et valables aujourd'hui. Sans aucune source : le prix du tarif.

Quand les prix se mettent-ils à jour ?

Rien ne se recalcule tout seul. Chaque changement s'applique au moment d'un import ou d'un enregistrement :

Une offre envoyée garde ses prix : c'est voulu, le client a reçu ces montants. Modifier le catalogue, les prix et les rabais demande le droit « Données de base » (voir Droits d'accès).

Catalogues

Les articles d'une offre peuvent venir de plusieurs catalogues. La liste des catalogues se règle dans Paramètres › Prix et catalogue › Catalogues : catalogues activés, catalogue proposé par défaut, ordre, couleur. Un catalogue désactivé (archivé) disparaît des offres mais garde ses articles.

Les sortes de catalogues

Catalogues maison

• Créer : Paramètres › Catalogues › « + Nouveau catalogue » (nom, thème, couleur). « Gérer les articles » ouvre le module Catalogue sur ce catalogue.
• Nouvel article : créé pendant qu'un catalogue maison est choisi en haut du module Catalogue, il y est rangé.
• Ajouter ou retirer un article : dans sa fiche, « Catalogues maison : » montre ses catalogues ; « × » le retire, « + Ajouter au catalogue… » l'ajoute. Prix, stock et documents restent communs.
• Variante : « Dupliquer » demande le catalogue de la copie ; la copie a une nouvelle référence et sa propre fiche.
• Supprimer un catalogue maison : ses articles restent dans Mon catalogue.
• Au-delà de 6 catalogues, le choix devient une liste déroulante groupée par thème (champ « Domaine »).

Importer et exporter

• Exporter (CSV), dans le module Catalogue : tous les articles du catalogue choisi en haut (Mon catalogue entier ou un catalogue maison).
• Importer : avec un catalogue maison choisi, les articles importés y sont ajoutés ; ceux qui existent déjà sont mis à jour et gardent leurs autres catalogues.
• Colonne « catalogues » : les catalogues maison de l'article, séparés par « | » (ex. knx|eclairage), code ou nom. À l'import, l'article y est ajouté (ses autres catalogues sont gardés) ; un catalogue introuvable est signalé à la fin. L'export la remplit.
• Le fichier exporté se relit tel quel : exporter, corriger dans Excel, réimporter.

Dans l'offre

• Au-dessus de la recherche (sous la ligne, panneau de droite, page Rapide) : Mon catalogue · KNX · USAT · …. On cherche toujours dans un catalogue ; le choix est retenu.
• Catalogue maison : ce sont des articles de Mon catalogue ; la ligne est liée normalement (stock, dessin, ↻).
• USAT ou catalogue importé : la ligne garde son origine (catalogue, article, version) et ses valeurs du moment ; pastille violette. Une nouvelle version du catalogue ne change pas l'offre ; « ↻ » et « Mettre à jour les prix » ne la touchent pas.
• Plusieurs mots dans la recherche : chacun doit être trouvé (« disjoncteur 16A C ») ; « Afficher plus d'articles » charge la suite.
• Sélection multiple, glisser-déposer et étoile favori fonctionnent pour tous les catalogues.

Prix d'un article USAT ou d'un catalogue importé

• Achat = prix brut du catalogue (à la pièce) moins votre rabais fournisseur pour son groupe de rabais.
• Fournisseur des rabais : Paramètres › Catalogues › le catalogue › « Fabricants et fournisseurs » (automatique par le nom, un fournisseur choisi, ou aucun = prix brut).
• Vente : la « Règle de prix dans les offres » du catalogue fournit vos facteurs et le taux horaire ; le temps de pose, le petit matériel et le câblage viennent de l'article. Les règles de calcul propres à USAT ne sont jamais appliquées. Sans règle : prix de vente à 0, à fixer sur la ligne.

Favoris

Un favori peut venir de n'importe quel catalogue. Un favori USAT est retenu par son n° USAT : il suit l'article dans la version suivante ; s'il n'existe plus, il apparaît grisé avec « Retirer ».

Offres - vue d'ensemble

La page Offre sert a construire le contenu commercial: client, sections, sous-sections, lignes article, remarques, variantes, prix, import et analyse. La logique principale est de garder la structure proche de la soumission tout en reliant les lignes au catalogue pour les prix, les achats et le stock.

• Contenu section: edite les sections, sous-sections, lignes et totaux retenus.
• Catalogue rapide: ajoute ou mappe rapidement des articles catalogue.
• Vue complete: affiche une vue plus large de l'offre.
• Analyse: simule les marges, couts, main d'oeuvre et scenarios sans modifier directement l'offre officielle.
• Importer: reprend des lignes depuis les imports prepares.

Structure: sections, sous-sections et lignes

Une section represente un bloc principal de l'offre. Une sous-section depend d'une section et permet de regrouper des tableaux, zones ou lots. Les lignes peuvent etre des articles, des remarques, du texte libre intercalaire, des variantes ou des positions groupees.

• Le bouton +SS ajoute une sous-section dans la section active.
• Le bouton +A ajoute une ligne article.
• Le bouton +R ajoute une remarque ou un texte libre.
• Une section peut etre transformee en sous-section avec ->SS lorsque la structure le permet.
• Une sous-section peut etre remontee en section avec ^S.
• Le titre affiche en bas de tableau dans le total reprend le nom complet de la section ou sous-section active.

Selection et actions groupées

Les lignes peuvent etre selectionnees pour appliquer une action a plusieurs lignes en une fois. C'est le mode recommande apres import, par exemple pour attribuer le meme article catalogue a plusieurs lignes identiques ou deplacer un groupe entier.

• Cliquer une ligne selectionne ou deselectionne la ligne.
• Maj + clic selectionne une plage entre la derniere ligne active et la ligne cliquee.
• Le compteur n sel. indique combien de lignes sont selectionnees.
• Cat. applique l'article catalogue choisi aux lignes selectionnees.
• Ref. demande une reference et l'applique aux lignes selectionnees si elle existe dans le catalogue.
• Sel sur une ligne source copie son article vers les autres lignes selectionnees.

Boutons par ligne

Les boutons de droite agissent sur la ligne courante. Certains boutons sont aussi disponibles dans l'en-tete lorsque plusieurs lignes sont selectionnees.

Stock: interne et Odoo

L'offre distingue le stock interne de l'application et la verification Odoo a la demande. Le marqueur de stock affiche d'abord le stock local disponible, calcule depuis les quantites physiques moins les quantites reservees. Les arrivages prevus sont aussi pris en compte comme information.

• Stock local: vient des tables de stock internes et sert d'indicateur principal sur la ligne.
• Stock catalogue: utilise la quantite renseignee sur la fiche article si aucun stock local detaille n'est disponible.
• Bouton S: interroge Odoo uniquement pour la reference de la ligne. Il cherche dans les produits Odoo et retourne la meilleure quantite disponible globale.
• La verification Odoo ne choisit pas encore un emplacement ou depot precis.

Catalogue, import et texte de soumission

Une ligne d'offre peut conserver le texte de la soumission tout en etant reliee a un article catalogue pour le prix. Cette separation permet de rester fidele au document importe, tout en utilisant les references internes pour les prix, achats, marge et stock.

• Designation catalogue: nom issu du catalogue et utilise pour retrouver l'article.
• Texte soumission: texte qui apparait dans l'offre client. Il peut garder les informations techniques importees.
• Import ingenieur: extrait les lignes, tableaux, dimensions et caracteristiques techniques lorsque le PDF suit le format reconnu.
• Les informations comme poles, calibre, courbe, section, reseau ou donnees de tableau peuvent etre reprises dans le texte de soumission pour aider au mapping.
• Le bouton colonnes permet d'afficher ou masquer designation catalogue, texte soumission, quantite, PU et total.

Paramètres de l'offre

Le bouton Paramètres ouvre la fiche de l'offre en 5 blocs, dans l'ordre de saisie. Le menu à gauche suit le défilement ; ↑ Workflow remonte en haut et ← Retour à l'offre revient au contenu.

• 1. Identité : numéro, nom, type, domaine, statut, responsable, date de remise, priorité, projet lié, devise et langue.
• 2. Client : client (bouton Fiche), contact (bouton +) et référence client ; l'adresse et les noms imprimés sont dans le panneau repliable.
• 3. Commercial : conditions de paiement, délai de livraison, ajustements financiers et arrondi.
• 4. Document imprimé : texte d'introduction, notes, conditions (CGV) et prestations par défaut.
• 5. Structure et annexes : numérotation et documents joints.
• Les champs se modifient directement ; seule une facture existante verrouille l'offre.

Onglets du chantier

Une offre acceptée ou commandée affiche, sous l'en-tête, les onglets dans l'ordre du chantier : Offre · Préparation · Métré · Avenants · Facturation. L'en-tête (Paramètres, Actions, +) reste le même sur tous les onglets.

• Préparation : besoins en matériel, réservation du stock et commandes fournisseurs.
• Métré : quantités réelles du chantier comparées à l'offre.
• Avenants : travaux en plus ou en moins, souvent repris des écarts du métré.
• Facturation : acomptes, situations, factures d'avenants et facture finale.

Offre commandée : lecture seule

Une offre commandée (ou déjà facturée) ne se modifie plus : la barre 🔒 sous les onglets le rappelle et donne accès au métré et aux avenants.

• Les boutons de modification sont masqués et les champs s'affichent comme du texte ; Imprimer et PDF restent disponibles.
• Une offre commandée ou facturée ne peut pas être supprimée : archive-la si elle n'est plus utile.
• Un avenant accepté ou facturé est aussi en lecture seule ; repasse-le en Brouillon ou Envoyé pour le modifier (impossible s'il est déjà facturé).

Préparation

La préparation regroupe les besoins de l'offre commandée et des avenants acceptés ou facturés, article par article.

• ⟳ Synchroniser recalcule les besoins après une modification de l'offre ou d'un avenant.
• Le tableau se trie en cliquant sur les en-têtes et se filtre par recherche, statut (À commander, À réserver, Réservé...) et origine (Offre, Avenants). La colonne Origine indique d'où vient chaque besoin : Offre · 1, Av. 2 · 71.
• Cocher des lignes limite à la sélection les impressions (Imprimer ▾ : articles, achats, fiche monteur), la Commande fournisseur et les actions de Stock.
• La réservation du stock n'est possible que pour une offre commandée.

Métré

Le métré compare les quantités de l'offre aux quantités réellement posées. La barre du haut résume les quantités, les plus, les moins et le solde.

• Saisis les quantités dans la colonne Qté métré (flèches ↑ ↓ ou boutons − / +) ; les écarts sont recalculés ligne par ligne.
• Valider le métré le verrouille ; ses écarts peuvent alors être repris dans un avenant. Rouvrir le métré permet de le corriger.
• Les écarts d'un métré validé qui ne sont pas repris dans un avenant sont facturés dans la facture finale, avec une ligne Écart métré par article.

Avenants

La barre des avenants affiche chaque avenant en puce (Av. 2 · objet, statut, montant). L'avenant ouvert s'édite comme une offre.

• + Nouvel avenant prépare un avenant vide ; son numéro est fixe, son objet est libre (ex. « Ajout départ PAC ») et se fige une fois l'avenant facturé.
• Copier depuis l'offre reprend la section sélectionnée de l'offre ; Écarts du métré ouvre le panneau des écarts à cocher puis Ajouter la sélection à l'avenant.
• Le montant de l'avenant suit le calcul de l'offre (quantité et rabais des groupes, rabais et montants arrêtés des sections).
• Imprimer depuis l'onglet Avenants produit un document Avenant n° N qui renvoie à l'offre, rappelle ses conditions et se signe en Bon pour accord.
• Seuls les avenants acceptés sont facturables.

Facturation

L'onglet Facturation affiche 4 chiffres clés : Total à facturer HT, Facturé net HT, Solde à facturer HT et À encaisser TTC (avec le TTC facturé et sa TVA), puis la liste des factures. Le détail des montants est repliable.

• + Nouvelle facture : choisis le type (acompte, situation, avenants, facture finale, correction), le montant ou le pourcentage, et les avenants inclus, puis Créer le brouillon.
• La ligne À traiter avant la facture finale signale les écarts de métré non repris et les avenants en attente.
• Le détail d'une facture donne toujours le total facturé : des lignes Montant arrêté, Rabais, Rabais global et arrondi et Écart métré sont ajoutées automatiquement.
• Un brouillon peut être supprimé et recréé ; une facture validée se corrige par une note de crédit.

Vue d'ensemble

Le catalogue est alimente en deux temps. Le catalogue fabricant cree ou met a jour la fiche produit. Les sources d'achat ajoutent ensuite les references fournisseur, prix d'achat, rabais et delais autour de ces articles.

Analyse des offres

L'onglet Analyse sert a simuler l'economie d'une offre sans modifier l'offre officielle. Il recalcule les prix de vente, couts d'achat, couts de main d'oeuvre, marges, temps de montage, cablage et rabais fournisseur a partir des lignes de l'offre.

• Vue generale: resume les totaux, les couts, la marge et les ecarts avec la situation initiale.
• Rapport client: prepare une vue presentable avec les tableaux, groupes et points d'attention.
• Groupes d'analyse: regroupe les resultats par famille de calcul, rabais ou marchandises.
• Articles analyses: descend au niveau des lignes avec des vues achat, matiere, main d'oeuvre et marge.
• Reglages de calcul: rassemble les leviers de simulation globaux ou par tableau.

La barre de scénario propose Calculer et Appliquer à l’offre. Le menu ⋯ permet de créer, renommer, dupliquer, supprimer ou recharger un scénario. Toute modification de réglage ou de l’offre impose un nouveau calcul avant application. Les champs modifiés sont surlignés et résumés avec leur périmètre ; les cartes de décision complètent le tableau détaillé sans le remplacer.

Comprendre les coûts et les marges

Tableaux inseres dans l'analyse

Les tableaux inseres viennent des sections de l'offre. Ils permettent de comparer les montants par partie de projet, par exemple armoire, disjoncteurs, cablage ou mise en service. Un tableau peut recevoir ses propres reglages si l'analyse est passee en mode Tableau selectionne.

Groupes d'analyse

Les groupes servent a comprendre la composition de l'offre. Ils regroupent les articles par categorie de calcul, groupe de rabais fournisseur ou famille de marchandise. Ils aident a reperer rapidement les zones avec peu de marge, beaucoup d'achat ou beaucoup de main d'oeuvre.

Rapport client

Le rapport client est une vue de synthese destinee a expliquer le scenario retenu. Il reprend les totaux, la structure des couts, les groupes, les articles importants et les points d'attention avant d'appliquer le scenario aux prix officiels de l'offre.

Parametres de calcul

Les champs agissent uniquement sur le scenario d'analyse. Les valeurs neutres permettent de revenir au calcul de base: pourcentages et montants a 0, facteurs et coefficients a 1, marge cible vide. Le Cout MO interne est le cout pour l'entreprise; le Prix vente MO est le taux facture au client.

Remettre l'analyse a zero

Le bouton Mise a zero remet tous les leviers du scenario a leur valeur neutre et relance le calcul. C'est le moyen le plus simple de revenir a l'etat initial apres un essai de marge, rabais, taux horaire ou facteur fournisseur.

Catalogue fabricant

1. Ouvrir Imports, puis Catalogue fabricant.
2. Choisir le fichier Excel ou CSV.
3. Verifier le mapping des colonnes propose automatiquement.
4. Choisir le mode: mettre a jour et creer, mettre a jour uniquement, ou creer uniquement.
5. Lancer l'analyse, controler les lignes a verifier, puis confirmer l'import.

Les correspondances sont recherchees dans cet ordre: ELDAS, EAN, EM, reference fabricant.

Champs fiche produit

Sources d'achat

1. Ouvrir Imports, puis Sources d'achat.
2. Choisir le fournisseur ou distributeur concerne.
3. Importer le fichier fournisseur.
4. Verifier les lignes mappees, a verifier ou introuvables.
5. Confirmer l'import pour creer ou mettre a jour les sources d'achat.

Champs sources d'achat

Bonnes pratiques

• Garder des noms de colonnes simples et stables.
• Utiliser au moins une cle fiable: ELDAS, EAN, EM ou reference article.
• Faire d'abord un import fabricant, puis les sources d'achat.
• Controler les lignes marquees a verifier avant de confirmer.
• Pour les champs oui/non, utiliser 1/0, oui/non ou true/false.